ФОРМИРОВАНИЕ ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ
Модуль Комплектование позволяет формировать следующие учетные формы:
Ввод данных производится в модуле Каталогизация. До начала формирования учетных форм необходимо в модуле Каталогизация создать записи на все документы обрабатываемой партии, проставив в 899 $x – инвентарный номер экземпляра, а в $ y – номер записи КСУ.
Это условие задается настройками, производимыми администратором системы в файле opac_global/conf/holdd.ini.
Для настройки Инвентарной книги и КСУ в нем должна содержаться следующая запись:
[KSU]
maxRecord=1000
fieldHold=899
subFieldINV=x
subFieldKSU=y
subFieldKSU2=w
subFieldBARCODE=p
subfieldFund=b, где
maxRecord - максимальное количество записей для формирования Инвентарной книги и КСУ;
fieldHold - номер поля, по которому будут строиться отчетные формы;
subFieldINV- подполе поля, заданного в fieldHold, в котором указывается инвентарный номер документа;
subFieldKSU - номер записи в части первой КСУ (поступление);
subFieldKSU2 - номер записи в части второй КСУ (выбытие);
subFieldBARCODE - баркод;
subfieldFund - наименование фонда хранения.
Внимание! При необходимости формирования Инвентарных книг и КСУ для каждого подразделения библиотеки в 899$b обязательно наличие наименования фонда или коллекции, например: 899 ##$aДИТМ$bаб$h84$x1130792$y2009/1$9247.49
Инвентарная книга и книга суммарного учета формируются в одном интерфейсе системы на основе запроса, который включает либо диапазон номеров записей КСУ, либо диапазон инвентарных номеров.
Поле Фонд позволяет формировать данные документы для подразделений библиотеки.
Результаты запроса можно ограничить периодом поступления документов.
Если комплектаторов библиотеки не удовлетворяет структура предлагаемых в системе книг инвентарного и суммарного учета, администратор баз данных библиотеки может изменить данные выходные формы. О настройке инвентарной книги и книги суммарного учета см. в разделе Администрирование и настройка - Настройка выходных форм - RUSMARC BIBL.
Также есть возможность указания поисковых меток, которыми оперирует модуль Комплектование при построении инвентарной книги, КСУ и других учетных документов.
Для этого в в файле opac_global/conf/holdd.ini, в секции [KSU] следует прописать нужные настройки:
labelFund
labelInv
labelScb
labelDate, где
labelFund - поисковая область для Фонда (по умолчанию "FD")
labelInv - поисковая область инвентарных номеров (по умолчанию "IN")
labelScb - поисковая область КСУ (по умолчанию "SCB")
labelDate - поисковая область для ограничения по дате (по умолчанию "TIMELOAD")
Например,
labelFund=FO
labelScb=SC1
Все указываемые поисковые области должны быть доступны для форматного поиска.
Для формирования инвентарной книги необходимо выбрать в Основном меню модуль Комплектование и его подпункт Инвентарная книга. Далее осуществить Выбор базы данных и Области поиска, по данным которой будут формироваться учетные документы. Отметить область поиска и заполнить Границы значений выбранной области (см. рисунки 1, 2). При заполнении границ значений необходимо проставить данные в оба поля. В случае формирования документов, относящихся к одной записи КСУ, или на 1 инвентарный номер, этот номер необходимо указать и как начальное и как конечное значение.
После выбора критериев поиска данных кликните по кнопке Искать (см. рисунок 1).
Рисунок 1
Если не была выбрана база данных, система выдаст сообщение (см. рисунок 2), после которого необходимо вернуться в предыдущий интерфейс системы (см. рисунок 1) и исправить ошибку.
Рисунок 2
При верно заполненном запросе в новом окне отображается лист инвентарной книги (см. рисунок 3), который возможно выгрузить в Excel или Word.
Рисунок 3
Для сохранения листа инвентарной книги в Excel необходимо выполнить команду Выгрузка в Excel (см. рисунок 3), исполнение которой приведет к появлению диалогового окна Загрузка файла (см. рисунок 4). При нажатии кнопки Сохранить, на экран выводится диалоговое окно Сохранить как (см. рисунок 5), обеспечивающее возможность выбора папки, содержащей листы данной инвентарной книги, переименования файла. Завершить работу в этом окне необходимо нажатием на кнопку Сохранить.
Рисунок 4
Рисунок 5
Выгрузка данных в Word осуществляется аналогично выгрузке в Excel.
Выбор базы, область поиска и заполнение границ значений осуществляется как при формировании единой инвентарной книги. Для формирования инвентарных книг по подразделениям библиотеки или библиотечной системы необходимо указать в поле Фонд наименование подразделения. Поле Фонд заполняется с помощью словаря, используя данные из подполя 899$b, заполненного в модуле Каталогизация.
После выбора базы данных около поля Фонд появляется пиктограмма словаря местонахождения экземпляра документов 
, кликнув мышкой по которой на экране появляется окно словаря (см. рисунок 6).
Рисунок 6
Выбор наименования подразделения, для которого строится инвентарная книга, можно выполнить двумя способами:
1) выставить флажок около нужной СИГЛЫ места хранения экземпляра, кликнув по ячейке рядом с ее названием мышкой, и выполнить команду Переход к поиску (см. рисунок 6). Окно словаря закроется, а в интерфейсе выбора данных для формирования инвентарной книги поле Фонд будет заполнено выбранным значением (см. рисунок 7).
Или:
2) кликнуть мышкой по тексту выбранной СИГЛЫ подразделения в словаре (см. рисунок 6). В этом случае окно словаря сразу закроется, а в интерфейсе выбора данных для формирования инвентарной книги поле Фонд будет заполнено выбранным значением (см. рисунок 7).
Рисунок 7
Далее выполняется команда Искать и инвентарная книга формируется и выгружается в необходимый формат как было описано выше в п. Формирование единой инвентарной книги.
В модуле Комплектование возможно ограничить данные при формировании инвентарной книги по периоду поступления документов в библиотеку. При заполнении начальной и конечной дат выбранного периода удобно использовать ниспадающее меню (см. рисунок 8).
Обращаем внимание, что при заполнении группы полей За период указываются не даты фактического поступления экземпляров в библиотеку и не даты добавления в библиографическую запись данных о поступивших экземплярах документа, а даты добавления в базу данных библиографической записи на сам документ.
Примечание:
Если библиографическая запись на документ добавлена в базу данных вручную (создана каталогизатором в базе данных), то дата добавления совпадает с восемью первыми символами подполя 100 (Данные общей обработки) в этой бибзаписи.
У импортированной библиографической записи даты создания записи и даты ее добавления в базу данных будут различаться.
После ввода ограничения по периоду, инвентарная книга формируется так, как описано в п. Формирование единой инвентарной книги.
Рисунок 8